نماینده مدیریت بایستی با تسلط کامل بر ساختار سازمان ، نیازهای مشتری ، و سایر الزامات و همچنین با احاطه بر کلیه فرایندهای شناسایی شده در سطح سازمان ، و با درک الزامات استاندارد ISO9001 نسبت به طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت اقدام نماید . طبعاً نماینده مدیریت خود به تنهایی قادر به انجام این موضوع نیست ( مگر آنکه دارای تجربه، صلاحیت و آموزشهای لازمه باشد).
لذا به جهت طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 ) ) به نحو مطلوب ، لازم است که سازمانها از مشاورین متخصص در این امر استفاده نمایند. مشاورینی که دارای تخصص و تحصیلات مرتبط با این رشته هستند و همچنین دارای صلاحیتها و آموزش های لازمه می باشند ، با استفاده از تجارب خود به کمک نماینده مدیریت و سایر مدیران و عوامل مرتبط سایر واحدها اقدام به طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 ) ) می نمایند.
پس در ابتدا هر سازمانی بایستی پس از اخذ یک تصمیم استراتژیک مبنی بر طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت و تشکیل یک کارگروه راهبردی سیستم مدیریت کیفیت ، یک فرد به عنوان نماینده مدیریت کیفیت انتخاب نماید . حتی در بعضی از سازمانهای بزرگ ، متناسب با حجم فرایندهای در حال اجرا ، واحدی با مدیریت نماینده مدیریت تحت عنوان واحد مدیریت کیفیت تشکیل می گردد.
این دوره ها به افراد آموزش دیده کمک می کند تا بر روی فرآیندهای موجود در سطح سازمان تسلط پیدا کنند . همچنین فرایندهایی که وجود آنها در استاندارد الزام شده اند را ایجاد نمایند. این فرایندها و ایجاد سوابق کیفی تولیدی از این فرایندها از جمله مهارتهایی است که در این دوره های آموزشیبه دست می آید . البته لازم به ذکر است که میزان حجم مستندات ، به ساختار سازمان ها بستگی دارد و این مستندات شامل مستنداتی است که از سوی استاندارد الزام شده است و همچنین مستنداتی هستند که از درجه اهمیت بالایی برخوردار می باشند. در واقع به جهت تنوع ماهیت و ساختار وجودی فرآیندهای هر سازمان این مستدات و سوابق کیفی مربوطه متغیر می باشد.در مرحله ی طراحی با تشکیل جلسات با افراد و مسئولین واحدهای مرتبط و در صورت لزوم با تشکیل کارگروه های تخصصی ، حجم عظیمی از اطلاعات فرایندی رد و بدل شده و بازنگری ها در سیستم طراحی شده در نهایت منجر به تولید یک سیستم با قابلیت های کارا و اثر بخش می شود. البته ناگفته پیداست که این بازنگری ها پایان یافتنی نیست و بازنگری های مجدد جهت بهبود مستمر را می طلبد.
در مرحله بعدی ، سیستم طراحی شده به اجرا گذاشته می شود. عزم راسخ مدیریت عالی و مدیران ارشد و تمامی پرسنل مرتبط ، با کمک مشاورین در این مرحله بسیار ضروری است. در این مرحله است که سیستم طراحی شده محک زده می شود و در صورت وجود نقصان ، نسبت به رفع آنها اقدام شده و با بازنگری های لازمه سیستم طراحی شده بهبود می یابد.
به جهت حصول اطمینان از پیشبرد سیستم مدیریت کیفیت طراحی و مستقر شده، یک سری ممیزی داخلی توسط افراد آموزش دیده و باصلاحیت انجام می گیرد. لازم به ذکر است افرادی که برای ممیزی های داخلی انتخاب می شوند بایستی مستقل از واحدهای ممیزی شونده انتخاب گردند.در این ممیزی های داخلی چنانچه عدم انطباقهایی مشاهده گردد ، نسبت به تعریف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه اقدام می شود .
پس از ارزیابی اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه می توان اطمینان حاصل نمود که سیستم مدیریت کیفیت موجود قابلیت انجام ممیزی خارجی توسط موسسه صدور گواهینامه (CB) را دارد.
هماهنگی با موسسه صدور گواهینامه
معمولا در ابتدای طراحی با یکی از موسسات صدور گواهینامه که در بخش قبلی توضیح داده شد، هماهنگی های لازم صورت می پذیرد. لذا در مراحل اولیه پس از ارزیابی های انجام شده در مورد موسسات صدور گواهینامه ، یک موسسه انتخاب می گردد و سازمان بایستی با این موسسه وارد قرارداد همکاری شود . علاوه بر خدمات صدور گواهینامه می توان از خدمات آموزشی این موسسات نیز بهره مند شد.
پس از انجام ممیزی داخلی و رفع عدم انطباقهای احتمالی، با موسسه صدور گواهینامه جهت انجام ممیزی ، هماهنگی های لازم صورت می پذیرد. این هماهنگی را نماینده مدیریت با واحد برنامه ریزی ممیزی موسسه صدور گواهینامه انجام می دهد.
موسسه صدور گواهینامه دو مرحله ممیزی انجام می دهد: مرحله اول که اصطلاحا Stage 1 گفته می شود به این صورت است ممیزین CBبه سازمان مراجعه کرده و به صورت نمونه ، برخی از فرایندهای موثر بر کیفیت سازمان را مورد ممیزی قرار می دهند. در این مرحله از ممیزی چنانچه عدم انطباقهایی توسط موسسه صدور گواهینامه و ممیزین آن مشاهده گردد، به سازمان اعلام می شود تا نسبت به رفع آنها اقدام نماید . این عدم انطباقها به دو دسته عمده و جزئی تقسیم بندی می شوند . همانطور که از اسم عمده و جزیی پیداست چنانچه عدم انطباق مشاهده شده به بندهای اصلی استاندارد مرتبط باشد عدم انطباق عمده نامیده می شود و در صورتی که این عدم انطباقها کوچک باشند جزیی نامیده می شوند.
در هر صورت پس از تعریف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازمه جهت رفع عدم انطباقهای وارد شده، جهت ممیزی صدور گواهینامه هماهنگی های لازم با موسسه صدور گواهینامه انجام می گیرد. در این مرحله از ممیزی چنانچه عدم انطباق عمده ای مشاهده گردد مجددا سیکلی که در بالا گفته شد تکرار شده و ممیزی صدور گواهینامه به نوبت بعدی موکول می شود . اما چنانچه عدم انطباقهای مشاهده شده در ممیزی صدور گواهینامه ، جزیی باشند نیازی به ممیزی صدور گواهینامه بعدی نیست و فقط اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم جهت رفع این عدم انطباقهای جزیی تعریف می گردد و پس از رفع این عدم انطباقها، تنها سوابق مربوط به این اقدامات اصلاحی وپیشگیرانه و نیز اثربخش بودن آنها به موسسه صدور گواهینامه ارسال می گردد ، تا موسسه نسبت به صدور گواهینامه ISO9001 اقدام نماید.
گواهینامه های ایزو صادره متناسب با موسسه صادرکننده دارای شکلها و ابعاد مختلف هستند. بعضی از موسسات صدور گواهینامه با اعمال سلیقه هایی بنا به سفارش سازمان ها، اقدام به صدور گواهینامه می کنند. از جمله این سلیقه ها می توان به درج لوگوی سازمان در گواهینامه صادره اشاره کرد.
اصل گواهینامه ها در دفتر مرکزی موسسه صدور گواهینامه ها و یا دفاتر نمایندگی آنها تهیه و ارسال می گردد. این گواهینامه ها دارای یک شماره رهگیری می باشند که چنانچه سازمانی و یا مشتریان سازمان بخواهند اعتبار این گواهینامه را استعلام نمایند به سایت اینترنتی آن موسسه صدور گواهینامه (دفتر مرکزی) مراجعه و با وارد کردن شماره رهگیری مندرج درگواهینامه، نسبت به کسب اطلاعات از اعتبار گواهینامه اقدام می نمایند.
کسب گواهینامه به منزله اتمام راه نیست. در واقع کسب گواهینامه ، نشان از بودن در ابتدای راه است و سازمان بایستی با پویا نگه داشتن سیستم مدیریت کیفیت طراحی و مستقر شده ، نسبت به رشد و بهبود مستمر آن اقدام نماید. لذا موسسات صدور گواهینامه به منظور حصول اطمینان از اینکه سازمان گواهینامه گیرنده همچنان سیستم مدیریت کیفیت خود را پویا نگه داشته، اقدام به برگزاری ممیزی دوره ایی دیگر تحت عنوان ممیزی مراقبتی می نمایند. فواصل زمانی بین این ممیزی های مراقبتی از سوی خود سازمان تعیین و قرارداد می شود. البته حداکثر فاصله زمانی بین دو ممیزی بایستی بیشتر از یکسال نباشد.
از این ممیزی های مراقبتی نیز چنانچه عدم انطباق جزیی مشاهده گردد مانند ممیزی صدور گواهینامه (Stage 2) عمل می گردد. یعنی پس از اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم و رفع این عدم انطباقها سوابق مربوطه به موسسه صدور گواهینامه ارسال شده و در نهایت باعث اعتبار دهی مجدد به گواهینامه می گردد.
چنانچه در این ممیزی های مراقبتی عدم انطباقهای عمده مشاهده گردد ، سازمان موظف می شود تا با تعریف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ، هرچه سریعتر نسبت به رفع آنها اقدام نماید تا موسسه صدور گواهینامه با ممیزی مجدد ، اثربخش بودن آنها را مورد ارزیابی قرار دهد.
چنانچه در این ارزیابی ، عدم انطباقها رفع شده باشد منجر به اعتباردهی مجدد گواهینامه خواهد شد ولی در صورتیکه عدم انطباقها همچنان به قوت خود باقی مانده باشند، گواهینامه از اعتبار ساقط خواهد شد.
چنانچه هیچگونه هماهنگی با سازمان صدور گواهینامه صورت نپذیرد، موسسه صدور گواهینامه مجددا اعلام برنامه می نماید. در صورتی که عدم پذیرش و یا بی توجهی از سوی سازمان به این برنامه مشاهده گردد ،موسسه صدور گواهینامه این حق را دارد که گواهینامه صادره را باطل اعلام نماید و این گواهینامه در استعلام گیری غیر قابل اعتبار خواهد بود. لازم به ذکر است پس از ابطال گواهینامه چنانچه سازمانی بخواهد مجدد گواهینامه اخذ نماید بایستی تمامی مراحل صدور گواهینامه را مانند سری اول طی کند. جهت اطلاع و شناخت در مورد موسسات صدور گواهی نامه ISO اینجا را کلیک کنید .
مرکز اطلاع رسانی سیستم کاران با کادری متخصص و مجرب بهترین راهنمای شما در خصوص گرفتن گواهینامه ایزو ISO9001 ) ) متناسب با نوع زمینه فعالیت ، نیاز واقعی و بودجه تعریف شده خودتان می باشد.
با ما درارتباط باشید. . .1,
